Dalam rangka menindaklanjuti Surat Sekretaris Direktorat Jenderal Sumber Daya Air Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Nomor UM. 0104-As/508 tanggal 18 Juli 2018 tentang tindaklanjut Pengelolaan Arsip Dinamis di lingkungan Direktorat Jenderal Sumber Daya Air, Balai Wilayah Sungai Sumatera VII menyelenggarakan kegiatan Pendampingan Penataan dan Pengelolaan Arsip pada Selasa 14 Agustus 2018.

Acara ini diikuti oleh seluruh petugas administrasi dari masing-masing Satuan Kerja dan menghadirkan narasumber dari Sekretariat Direktorat Jenderal Sumber Daya Air yakni Adi Iman Santoso, S.Si.

Adi Iman memaparkan arahan tentang pengelolaan arsip kepada peserta kegiatan dan dilanjutkan dengan melakukan praktek penataan dan penyusunan arsip di ruang arsip. Adapun tahapan pelaksanaan penataan dan pengelolaan arsip yang dilakukan adalah sebagai berikut.

1. Pemilahan arsip
2. Pengelompokkan arsip
3. Pemberkasan arsip
4. Pendeskripsian arsip
5. Manuver kartu fiches
6. Pembuatan skema arsip
7. Pemberian nomor definitif
8. Pembuatan daftar arsip sementara
9. Pembungkusan arsip
10. Memasukkan arsip dalam ke boks
11. Pemberian label boks arsip
12. Penataan boks arsip ke dalam rak arsip
13. Pembuatan daftar arsip

Tujuan dari kegiatan pelaksanaan penataan dan pengelolaan arsip yang dilakukan antara lain sebagai berikut.

1. Terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemsyarakatan dan perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional;
2. Ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah;
3. Terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
4. Pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya;
5. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu;
6. Keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara;
7. Keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa; dan
8. Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.