Kegiatan penyusunan dan penataan arsip aktif di lingkungan Balai Wilayah Sungai Sumatera VII yang dilangsungkan pada Rabu 19 Desember 2018 merupakan kegiatan lanjutan dari kegiatan pendampingan penataan dan pengelolaan arsip sebelumnya yang telah dilakukan pada bulan Juli lalu.

Kegiatan lanjutan ini dilakukan untuk meningkatkan kemampuan petugas administrasi dari masing-masing Satuan Kerja di lingkungan Balai Wilayah Sungai Sumatera VII dalam menyusun dan menata arsip yang efektif.

Kegiatan ini dianggap perlu karena masih terdapat beberapa permasalahan dalam penyusunan arsip saat ini, seperti:

1. Arsip aktif dan inaktif masih bercampur di ruang kerja
2. Pemberkasan tidak menggunakan klasifikasi, tetapi masih didasarkan pada nomor urut agenda
3. Pemberkasan dilakukan atas inisiatif dan kreasi sendiri dengan menuliskan indeks berkas tanpa kode klasifikasi
4. Penumpukan arsip inaktif di ruang kerja

Para peserta mendengarkan arahan tentang pengelolaan arsip oleh narasumber arsiparis pertama dan melakukan praktek penyusunan dan penataan arsip aktif yang efektif.

Dalam menata berkas, dilakukan dengan mengelompokkannya dalam 3 prinsip berikut.

1. Berkas kesamaan urusan (dosier)  (contoh: berkas proyek pembangunan jembatan tahun 2011-2013, berkas proyek renovasi gedung, April – Oktober 2012)
2. Berkas kesamaan masalah (rubrik) (contoh: berkas kenaikan pangkat 2013, berkas pembelian ATK, 2012)
3. Berkas kesamaan jenis (seri) (contoh: seri Surat Edaran tahun 2009, seri Surat Keputusan 2008)

Menyusun dan menata arsip sesuai dengan klasifikasinya dapat mempermudah dalam penyimpanan dan temu kembali saat diperlukan suatu waktu.

Kepala Subbagian Tata Usaha Deky Agusprawira SP, MM berharap pada Tahun 2019 mendatang arsiparis setiap unit kerja di Balai Wilayah Sungai Sumatera VII dapat lebih ditingkatkan lagi dan tertata dengan baik.